"Wir bauen die Technologie in der Kanzlei, nicht daneben" — Interview mit Chris Dansard, CTO von Limetax

Chris, ihr baut eine eigene Technologieplattform für die Steuerberatung. Warum?

Zwischen dem, was KI heute kann, und dem, was im Kanzleialltag tatsächlich ankommt, liegt eine große Lücke. Viele Gruppen versuchen, diese Lücke mit Standardisierung zu schließen: bewährte Tools sammeln, Best Practices definieren, in allen Kanzleien ausrollen. Das bringt Ordnung, aber es löst das eigentliche Problem nicht. Am Ende hat man ein Mandantenportal hier, ein Aufgabenmanagement dort, ein KI-Tool für die Belegverarbeitung dazu. Jedes für sich funktioniert, aber nichts spricht miteinander. Der Mitarbeiter springt zwischen fünf Oberflächen hin und her und verliert genau die Zeit, die die Tools einsparen sollten.

Externe Software wird diese Lücke nicht schließen. Dafür braucht es direkten Zugang zu Daten, Prozessen und Mitarbeitern. Deshalb bauen wir eine eigene Plattform.

Wie ist die Architektur aufgebaut?

Drei Schichten. Unten liegt DATEV. Das bleibt das System of Record. Buchungen passieren in Kanzlei-Rechnungswesen, Steuererklärungen gehen über DATEV raus, Mandantenstammdaten liegen in DATEV. Daran rütteln wir nicht. Über 90 Prozent der deutschen Kanzleien arbeiten damit, die gesamte regulatorische Infrastruktur ist darauf abgestimmt.

Darüber liegt LimetaxOS. Das ist unsere Datenschicht, die alles verbindet: DATEV-Daten, Kanzleiinformationen, Mandantenhistorie. LimetaxOS aggregiert diese Daten in Echtzeit und macht sie für unsere Anwendungen nutzbar. Ohne diese Schicht fehlt jeder KI-Anwendung der Kontext. Ein Sprachmodell, das keinen Zugriff auf die Mandantenhistorie hat, kann keine guten Buchungsvorschläge machen. LimetaxOS löst dieses Problem.

Ganz oben sitzt die Limetax App. Das ist die Arbeitsebene, die der Kanzleimitarbeiter jeden Tag öffnet. Chat und Recherche, Tools für konkrete Aufgaben und KI-Agenten, die Workflows automatisieren. Alles in einer Anwendung, kein Wechsel zwischen Programmen.

Was verändert sich konkret in der Buchhaltung?

Die Belegverarbeitung ist der Bereich, in dem KI heute den größten messbaren Unterschied macht. Wir nutzen Large Language Models, um Belege semantisch zu verstehen. Das geht über OCR-Erkennung hinaus, es ist tatsächliches Lesen und Interpretieren. Und es geht über das hinaus, was die DATEV-Automatisierungsservices heute leisten, die auf historischem Musterabgleich basieren.

Der Unterschied zeigt sich bei komplexen Fällen. Eine Anzahlungsrechnung von einer Schlussrechnung unterscheiden, einen ungewöhnlichen Verwendungszweck auf dem Kontoauszug korrekt einordnen, erkennen, dass ein Sachverhalt steuerlich anders zu behandeln ist, als er auf den ersten Blick wirkt. Mit reinem Musterabgleich ist das schwer lösbar. Mit semantischem Verständnis und dem Kontext aus LimetaxOS, also der Mandantenhistorie, den bisherigen Buchungen, der Branche, wird es möglich.

Aber vollautomatische Buchungen sind erst der Anfang. Danach kommen die Fragen, die sich nicht deterministisch beantworten lassen: Ist die Kostenstruktur plausibel? Sollte eine Rückstellung gebildet werden? Hat sich die steuerliche Behandlung eines Sachverhalts durch ein aktuelles BMF-Schreiben geändert? Dafür braucht es fachliches Urteilsvermögen. KI kann zuarbeiten, Auffälligkeiten flaggen, Abweichungen aufzeigen. Aber die Entscheidung trifft der Mensch.

Was kann der Chat, und für wen ist er gedacht?

Der Chat ist für jeden in der Kanzlei gedacht, vom Sachbearbeiter bis zum Berufsträger. Er ist unser Interface für die fachlichen Fragen, die im Tagesgeschäft ständig aufkommen. Wie ist der aktuelle Stand bei der Grundsteuerreform? Wie behandle ich einen bestimmten Sachverhalt umsatzsteuerlich? Was hat sich durch das letzte BMF-Schreiben geändert?

Heute googeln Mitarbeiter solche Fragen, lesen sich durch Fachartikel, fragen einen Kollegen oder schauen in LEXinform nach. Das kostet pro Frage fünf bis fünfzehn Minuten. Unser Chat beantwortet diese Fragen sofort, mit Quellenangabe und im Kontext der Kanzleiarbeit. Er greift über LimetaxOS auf die fachliche Wissensbasis zu und kennt den Kanzleikontext. Das ist kein generischer Chatbot.

Darüber hinaus wird der Chat zum Einstiegspunkt für viele operative Fragen. "Welche Mandanten haben noch keine Unterlagen für den Jahresabschluss eingereicht?" sollte nicht dazu führen, dass jemand eine Liste durchgeht. Es sollte eine Antwort produzieren.

Und die Agenten?

Agenten gehen einen Schritt weiter. Der Chat beantwortet Fragen. Agenten erledigen Aufgaben. Ein Agent kann einen Bescheid prüfen und Abweichungen flaggen. Ein anderer kann vor einem Mandantengespräch ein Briefing zusammenstellen, mit den aktuellen Zahlen, offenen Punkten und relevanten Entwicklungen.

Entscheidend ist: Die finale Entscheidung liegt immer beim Menschen. Agenten automatisieren Abläufe, nicht Entscheidungen. Die Freigabe erteilt der Sachbearbeiter oder Berufsträger.

Du hast vor Limetax in regulierten Fintech-Umgebungen gearbeitet. Was nimmst du von dort mit?

Bei einem Vermögensverwalter und einer Bank lernt man, Software zu bauen, die regulatorische Anforderungen nicht nachträglich draufschraubt, sondern von Anfang an mitdenkt. Steuerberatung ist in dieser Hinsicht ähnlich: Verschwiegenheitspflicht, Vorbehaltsaufgaben, Datenschutz. Mandantendaten verlassen unsere Infrastruktur nicht unkontrolliert. KI-Modelle arbeiten auf Daten, deren Verarbeitung berufsrechtlich gedeckt ist. Und wir können für jeden Vorgang nachvollziehen, welche Daten wann wohin geflossen sind. 

Wie stellt ihr sicher, dass die Mitarbeiter in den Kanzleien das annehmen?

Steuerberater und Steuerfachangestellte haben in den letzten Jahren viel versprochen bekommen. Tools, die alles besser machen sollten und dann nur zusätzliche Arbeit erzeugt haben. Deshalb ist einer unserer wichtigsten Grundsätze: minimalinvasiv. 

Wir führen nicht ein komplett neues System ein und erwarten, dass jeder sofort umlernt. Die Limetax App wird neben dem bestehenden DATEV-Arbeitsplatz eingeführt, Schritt für Schritt. Wenn jemand merkt, dass eine Recherchefrage in Sekunden beantwortet wird statt in zehn Minuten, oder dass ein Briefing fertig vorliegt statt manuell zusammengestellt werden muss, kommt die Akzeptanz von selbst.

Wir bauen mit den Kanzleien, neben den Mitarbeitern. Die besten Feature-Ideen kommen von Sachbearbeitern, die genau wissen, wo im Prozess Zeit verloren geht.

Wenn du drei Jahre vorausschaust: Was verändert sich?

Ein Sachbearbeiter öffnet morgens die Limetax App und sieht seine Mandanten, priorisiert nach Dringlichkeit. Die Belege des Tages sind von Agenten vorverarbeitet, Buchungsvorschläge stehen. Er prüft, korrigiert wo nötig, gibt frei. Rückfragen an Mandanten gehen automatisiert raus. Der Berater hat vor jedem Gespräch ein KI-generiertes Briefing. Die Teamleitung sieht in Echtzeit, wo Engpässe entstehen.

Das klingt vielleicht nicht spektakulär. Aber der Unterschied zu heute ist enorm. Heute verbringt ein Kanzleimitarbeiter einen erheblichen Teil seiner Zeit mit Suchen, Nachfragen und Zusammentragen von Informationen. Wenn wir das auf ein Minimum reduzieren, kann sich das Team auf das konzentrieren, was tatsächlich Wertschöpfung erzeugt: fachliche Prüfung, steuerliche Beratung, Mandantenbetreuung.

Dafür bauen wir LimetaxOS und die Limetax App. Ein Produkt, das heute bereits in unseren Kanzleien läuft und jeden Tag besser wird.