E-Rechnung: Was Sie als Unternehmer wirklich wissen müssen

Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze Pflicht. Was das konkret für Ihr Unternehmen bedeutet, ist allerdings weniger dramatisch, als viele Schlagzeilen suggerieren. Die Pflicht greift gestaffelt, es gibt großzügige Übergangsfristen, und die meisten gängigen Softwarelösungen unterstützen die neuen Formate bereits.

Trotzdem lohnt es sich, die Regelungen einmal sauber zu verstehen, denn es gibt eine neue Begriffsdefinition, die viele Unternehmer überrascht: Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung.

Was zählt als E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das maschinell verarbeitet werden kann. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. PDFs, Scans und Faxe erfüllen diese Anforderung nicht. Sie gelten jetzt als "sonstige Rechnungen".

Zwei Formate sind bereits etabliert und konform: XRechnung (reines XML, maschinell optimal, aber ohne Visualisierungstool nicht lesbar) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (XML-Daten eingebettet in ein lesbares PDF). Für die meisten mittelständischen Unternehmen ist ZUGFeRD die pragmatischere Wahl, weil die Rechnung weiterhin wie ein normales PDF aussieht, aber gleichzeitig maschinenlesbar ist.

Der Zeitplan: Drei Phasen

Empfangen müssen Sie bereits jetzt. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen annehmen und archivieren können. Keine Übergangsfrist, keine Umsatzgrenze.

Für das Ausstellen gelten gestaffelte Fristen:

Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder PDFs versenden. PDFs erfordern die Zustimmung des Empfängers (auch konkludent, z.B. über AGB).

2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen noch ein Jahr länger mit Papier oder PDF arbeiten.

Ab 2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen. Keine Ausnahmen mehr, außer den unten genannten.

Was ausgenommen bleibt

Keine E-Rechnungspflicht besteht für: Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro, steuerbefreite Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, Rechnungen an Endverbraucher (B2C) und Fahrausweise. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, wohl aber empfangen können.

Praxisrelevant: Dauerrechnungen, die vor dem 1. Januar 2027 als Papier- oder PDF-Rechnung erstellt wurden, müssen nicht nachträglich als E-Rechnung neu ausgestellt werden, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern.

Archivierung: Was sich ändert

E-Rechnungen müssen wie Papierrechnungen zehn Jahre aufbewahrt werden. Der maßgebliche Rechnungsinhalt ist die XML-Datei, nicht das beigefügte PDF. Die Archivierung muss revisionssicher erfolgen: unveränderbar, jederzeit lesbar und über die gesamte Frist verfügbar. Wer bereits ein DMS oder eine GoBD-konforme Archivierung nutzt, ist hier in der Regel gut aufgestellt.

Warum das Ganze?

Die E-Rechnungspflicht ist kein Selbstzweck. Sie bereitet ein geplantes Meldesystem vor, über das Rechnungsdaten perspektivisch direkt an die Finanzverwaltung übermittelt werden sollen. Auf EU-Ebene wird das im Rahmen der ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) vorangetrieben, der aktuelle Zeitplan sieht eine Umsetzung ab Juli 2030 vor. Wer sich jetzt sauber aufstellt, hat weniger Nachrüstbedarf, wenn das Meldesystem kommt.

Was Sie jetzt konkret tun sollten

Empfang sicherstellen. Prüfen Sie, ob Ihre Software XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten kann. Die meisten gängigen Lösungen (Easybill, lexoffice, sevDesk, DATEV Unternehmen Online) tun das bereits.

Versand vorbereiten. Auch wenn die Übergangsfrist noch läuft: Wenn Ihre Software E-Rechnungen erzeugen kann, spricht nichts dagegen, jetzt umzustellen. Je früher der Prozess eingespielt ist, desto reibungsloser wird der Übergang.

Mit dem Steuerberater sprechen. Die E-Rechnung ist kein reines IT-Thema. Welches Format, welcher Übermittlungsweg und welche Archivierung für Ihr Unternehmen passen, hängt von Ihrer Branche, Ihrem Rechnungsvolumen und Ihren bestehenden Systemen ab. Ein guter Steuerberater begleitet diese Umstellung aktiv, statt am Jahresende festzustellen, dass die Formate nicht stimmen.