Guten Morgen, Agent! Wie ein Steuerfachangestellter in zwei Jahren arbeiten wird

Ein Steuerfachangestellter beginnt seinen Tag heute meist gleich: Auf dem Terminal-Server anmelden, DATEV öffnen, Outlook öffnen, Teams öffnen. Fristen prüfen, E-Mails abarbeiten, fehlenden Belegen hinterhertelefonieren, Belege kontieren, Rückfragen klären. Ein erheblicher Teil des Tages geht für Tätigkeiten drauf, die wenig mit dem zu tun haben, wofür man den Beruf einmal gewählt hat: der fachlichen Arbeit an den Zahlen und der Beratung der Mandanten.

Das wird sich ändern, und zwar schneller, als viele denken. Der Grund ist eine Entwicklung, die in der Tech-Welt unter dem Begriff "agentic" läuft. Gemeint sind KI-Systeme, die nicht nur auf einzelne Befehle reagieren, sondern über mehrere Schritte hinweg planen, eigenständig Entscheidungen treffen und ganze Arbeitsabläufe übernehmen. Aus dem Werkzeug, das man bedient, wird ein Akteur, der arbeitet. Bei Limetax setzen wir solche Agenten heute schon für Buchhaltung, Kontenabstimmung, Recherche und Jahresabschlussvorbereitung ein.

Um zu zeigen, was das konkret bedeutet, hilft ein Szenario. Es ist bewusst konkret gehalten, bleibt aber ein Szenario. Wie genau die Zusammenarbeit zwischen Mensch und KI in zwei Jahren aussieht, kann heute niemand mit Sicherheit sagen. Die Richtung aber ist erkennbar.

Ein Dienstag in zwölf Monaten

Sabine ist Steuerfachangestellte. Sie kommt um kurz nach neun ins Büro, holt sich einen Kaffee und loggt sich ein. Wo früher DATEV, Outlook und Teams nebeneinander offen waren, öffnet sie heute nur noch eine Anwendung. Diese eine Oberfläche führt alles zusammen, was sie für ihren Tag braucht.

Was sie dort sieht, ist die Arbeit, die geschehen ist, während sie nicht da war. Sieben Buchhaltungen sind so weit fertig, dass sie nur noch freigegeben werden müssen. Bei fünf weiteren gibt es Rückfragen. Drei Mandanten sind mit einem Hinweis markiert. Ein Termin ist vorbereitet, mehrere E-Mails sind entworfen. Sabine hat noch keinen Handgriff getan, und ein Großteil ihres Tages ist bereits sortiert.

Möglich macht das ein System aus mehreren Agenten, die im Hintergrund zusammenarbeiten. Einer davon nimmt eine besondere Rolle ein.

Ein Koordinator und viele Spezialisten

Der Agent, mit dem Sabine direkt arbeitet, heißt Otto. Otto ist kein Fachspezialist, sondern ein Koordinator. Er kennt Sabines Mandanten, ihre Prozesse und ihre Fristen, und er verteilt die Arbeit an spezialisierte Agenten im Hintergrund. Für die Finanzbuchhaltung gibt es etwa einen Agenten, der genau weiß, wie eine Rechnung mit falsch ausgewiesenem Reverse Charge oder mit falschem Rechnungsempfänger zu behandeln ist.

Wie diese Arbeitsteilung funktioniert, zeigt der erste Fall des Tages. Bei einem Mandanten fehlen auffällig viele Belege. Der Fachagent erkennt das und hält ein Gespräch für sinnvoll. Otto, der den Mandanten kennt, formuliert daraufhin eine E-Mail mit Terminvorschlägen. Sabine liest sie, findet sie passend und sendet sie ab.

Beim nächsten Fall zeigt sich, worin der Unterschied zwischen einem System, das Muster erkennt, und einem, das Zusammenhänge versteht, liegt. Ein Agent hat bei drei Mandanten deutliche Umsatzabweichungen gegenüber den Vormonaten festgestellt. Da sich die Einkommensteuer-Vorauszahlung an der voraussichtlichen Jahressteuer bemisst, kann eine Anpassung der Vorauszahlungen sinnvoll sein. Für zwei Mandanten hat Otto die entsprechenden E-Mails vorbereitet, Sabine sendet sie ab. Beim dritten Mandanten fehlt ein Vorschlag. Aus der Mitschrift des letzten Gesprächs weiß Otto, dass im Folgemonat wieder deutlich höhere Umsätze zu erwarten sind. Eine Anpassung wäre nicht sinnvoll, also schlägt er sie gar nicht erst vor.

Das ist der Kern des Modells. Die Fachagenten liefern Tiefe, Otto liefert Kontext, und zusammen bereiten sie den Arbeitstag vor, bevor Sabine im Büro ist. Alles ist in drei Kategorien sortiert: erledigt, muss geprüft werden, erfordert Kommunikation mit dem Mandanten.

Die Entscheidung bleibt beim Menschen

Siebzehn Belege brauchen Sabines fachliche Einschätzung. Der zuständige Agent hat Vorschläge gemacht und jeweils erklärt, worauf zu achten ist, wünscht sich aber einen Expertenblick, weil die Fälle nicht eindeutig sind. Sabine übernimmt zehn Vorschläge unverändert und passt bei zwei Fällen die Abschreibungsperiode an.

Bei einem Fall geht es um eine komplexe Frage zur Aktivierung selbst geschaffener immaterieller Wirtschaftsgüter. Hier will Sabine sich absichern und bindet den Steuerberater ein. Sie wählt ihn in der Anwendung aus und leitet den Fall weiter. Der Steuerberater sieht die Anfrage direkt in seiner eigenen Ansicht, mit dem vollständigen Kontext, den die Agenten bereits zusammengetragen haben. Kein separates E-Mail, kein Suchen nach Unterlagen, keine Rückfragen zum Sachverhalt.

Das ist die eigentliche Aufgabenteilung, um die es geht. Die Agenten übernehmen die laufende, deklaratorische Arbeit und bereiten Entscheidungen vor. Die Entscheidungen selbst, besonders die nicht eindeutigen, bleiben beim Menschen mit der passenden Qualifikation.

Aus Sachbearbeitung wird Beratung

Noch vor dem zweiten Kaffee ist Sabine mit dem Großteil der laufenden Arbeit fertig. Ein Mandant hat auf einen Terminvorschlag geantwortet, die Kalendereinladung ist automatisch verschickt.

Sabine betreut heute etwa dreimal so viele Mandanten wie noch vor einem Jahr, und trotzdem hat sie mehr Zeit statt weniger. Zeit für fachliche Weiterbildung und für die Arbeit, die Mandanten wirklich weiterbringt. Nachdem die Buchhaltungen abgeschlossen waren, hat ein Agent die Auswertungen bereits auf mögliche Beratungsanlässe durchgesehen. Den Rest des Tages verbringt Sabine damit, sich mit Mandanten abzustimmen und konkrete Beratungsbedarfe zu klären. Am Nachmittag steht ein Workshop zu aktuellen Entwicklungen im Umsatzsteuerrecht an.

Was das für Kanzleien bedeutet

Zwei Dinge folgen aus diesem Szenario, und beide betreffen jede Kanzlei.

Erstens verändert sich die Rolle der Fachkraft. Die manuelle, deklaratorische Arbeit tritt in den Hintergrund, Prüfung, Einschätzung und Beratung rücken nach vorne. Für viele Steuerfachangestellte ist das eine Aufwertung ihrer Tätigkeit, vorausgesetzt, die Kanzlei nimmt sie auf diesem Weg mit und qualifiziert sie entsprechend.

Zweitens verändert sich die Wirtschaftlichkeit der Kanzlei. Wenn eine Fachkraft ein Vielfaches an Mandanten betreuen kann und dabei mehr Zeit für Beratung hat, verschiebt das die gesamte Kostenrechnung pro Mitarbeiter. Das ist die eigentliche Antwort auf den Fachkräftemangel: nicht mehr Menschen für dieselbe Arbeit, sondern dieselben Menschen für deutlich mehr und deutlich anspruchsvollere Arbeit.

Bei Limetax arbeiten wir auf diese Zukunft hin. Die Agenten für Buchhaltung, Kontenabstimmung und Recherche sind heute schon im Einsatz, die Anwendung, in der Sabine ihren Tag beginnt, entsteht Schritt für Schritt. Ob sie in zwei Jahren genau so aussieht wie in diesem Szenario, wissen wir nicht. Aber die Richtung stimmt, und sie ist näher, als die meisten Kanzleien annehmen.